Дали сте търговец или производствено предприятие, вие имаме доставчици и също сте доставчик на някого. Връзките по веригата са такива, че ако един се спъне, има вероятност всички да паднат. Затова макар и отделна фирма, за да успеете, трябва да си сътрудничите както с фирмите напред (вашите клиенти), така и с фирмите назад по веригата (вашите доставчици).

Във веригата за доставки само един е крайният клиент, всички останали са доставчици. И за да продължи крайният клиент да търси вашите стоки и услуги, трябва чрез общи усилия с другите доставчици да го задържите. Ето основните стъпки, чрез които може да стане това:

1 Проучване на доставчика

Доставчиците влияят не само на вашия отдел, но и на цялата организация. Затова трябва да сте сигурни, че тези, които допуснете до фирмата, ще са на ниво и ще се съобразяват с вашите изисквания. Колкото по-старателно си напишете домашното, толкова по-лесно ще ви е по време на преговорите и при изпълнение на договора. Финансовата стабилност, липса на закононарушения, добър имидж на пазара, капацитет, ноу-хау, начин на управление и манталитет са сред критериите за оценка в началото на взаимоотношенията. Начинът на работа и организацията на процесите също се проучват в началото, за да прецените доколко доставчикът е надежден. Ако има нещо, което ви притеснява още при проучването, е добре да го сложите на масата и да го решите на момента, вместо да трови отношенията ви впоследствие.

При преговорите в един конкурс обяснихме на доставчиците, че веднъж годишно ще им правим одит на процесите, които касаят нашия бизнес. Един доставчик отказа много бурно и съответно отпадна от конкурса. Година по-късно научихме, че управителят на тази фирма е разследван за измама.

За малките и средните фирми проучването на доставчиците е жизненоважно. Те разполагат с малко ресурси и всяка грешка при избора на доставчик може да ги въвлече в съдебни спорове или разправии с властите. После ще са нужни много усилия и пари, за да докажат, че не са замесени в някаква схема.

2 Договор

На договора трябва да се гледа като на брачно споразумение между двете фирми, т.е. на начин да се подсигурите, че дългосрочното сътрудничество ще е от полза и за двете страни. Но ако не се получи в годините, да имате възможност да излезете от съдружието с достойнство и без загуби. Забелязала съм, че когато имаме договор с доставчик, разногласията по време на изпълнението му са по-малко в сравнение със случаите, в които не сме имали. Така е, защото по време на преговорите се нахвърлят основните параметри за работа, а когато всичко се сложи на хартия, хората се сещат и за дреболии, които не са споменали при преговорите. Така още преди да сте преминали към същността на сътрудничество, вече сте обходили процеса и сте записали как ще действате. Добре описаните права и задължения в договора ви дават възможност после да забравите за него и да си вършите спокойно работата. От друга страна, договорът ви служи като щит, ако някоя от страните реши да злоупотребява.

Не трябва да се допускат ексклузивен договор или срочен договор за дълъг период – вероятността от загуби при такива споразумения е огромна.

Много от малките и средните фирми предпочитат да нямат писмени споразумения, защото смятат, че така имат повече гъвкавост. Но помислете за вариант "превземане на фирмата". Ваш доставчик постепенно започва да ви доставя все повече материали. За вас това е удобно от гледна точка на натовареност на персонала. Тъй като обикновено един-двама служители отговарят за доставките, те си знаят от кого, какво и по колко купуват. В един момент обаче вие се озовавате с доставчик, окупирал почти всичките ви материали. Имате устно договорен едномесечен кредитен период. Ако този доставчик реши да си поиска парите веднага, вие сте на крачка от това той да изкупи фирмата ви на безценица. Ако имате договор, в него ще са записани всички суровини, които пазарувате от съответния доставчик, и по броя на договорите ще разберете дали портфолиото ви от доставчици е добре развито. Чрез договора ще сте защитени и от евентуално превземане на фирмата ви от алчни търговци. Дори тези търговци да спрат доставките ви, щетите ще се сведат до някой и друг ден престой, но няма да могат легално да ви вземат фирмата.

Друг капан при договорите е препращането към "общи условия", които обикновено са в полза на доставчика. Преди да бъдат подписани или включени в договора, трябва да се направи оценка на риска от прилагането им във вашия бизнес.

Изпипването на клаузите в договора е в основата на доброто бъдещо сътрудничество. Благодарение на тях страните са наясно с ползите и ограниченията и имат волята да работят заедно за просперитета си.

3 Правилна комуникация между партньорите

Случва се в производствения процес не всичко да се развива по план: аварии, закъснели доставки, невъзможност за разплащане навреме и т.н. Комуникацията с доставчика помага да му обясните къде сте затруднени в момента и да разберете дали има проблем при него. С взаимни отстъпки заедно можете да преодолеете временните препятствия.

Комуникацията сама по себе си е ключ към успеха или провала на съвместната работа. Ако имате проблем с комуникацията, би следвало да потърсите проблема първо при себе си – възможно е нашият служител да не може да овладее ситуациите или да има императивен подход, или да не приема служителя на доставчика. Във вашите ръце е възможността да коригирате неразбирателствата още в началото и да създадете приятна атмосфера на работа. Когато стане грешка (неизбежно е за съжаление), много трябва да внимавате как адресирате проблема. Откритите нападки и обиди имат временен ефект, показват лошо възпитание и печелят неприятели. Така следващия път, когато грешката е ваша, не можете да разчитате на съдействие от доставчика ви. За избягването на повтарящи се неприятни ситуации спомагат редовните срещи между фирмите, разписаните планове за подобрения и усилията на всички служители.

4 Планиране

Планирането на предстоящите активности и обеми спомагат да се оптимизира производството както при вас, така и при доставчиците ви. Затова, ако обменяте информация за необходимите обеми за месеци напред, не само ще облекчите работата на страните, но и ще натоварите машините и ще постигнете икономии. Случвало се е доставчик да пита какви са плановете за следващите шест месеца, за да знае кога и колко суровина да закупи. Особено когато влагате в производството си борсови суровини, планирането на количествата е изключително важно за изграждане на запасите и за постигане на по-ниски цени. Рискът от запасяване на доставчика остава при него, но вие съдействате за намаляване на този риск. Тук е мястото да отбележа негативния принос на веригите магазини в този аспект. От една страна, искат сравнително малки обеми (особено за частните марки), от друга страна, трудно дават прогнози, но накрая, ако не се достави точно каквото искат (независимо че няма нищо общо с прогнозата им), глобите са големи.

Обменената информация обаче е конфиденциална и страните следва да обезпечат тя да не излезе от пределите на двете фирми.

5 Иновации

Доставчиците често предлагат нови продукти и услуги или усъвършенствания на модели. Всички тези подобрения дават шанс на вашата фирма да дръпне напред по-бързо, а резултатът от добре свършената работа презарежда страните за прокарването на още по-смели идеи. Тук партньорството е задължително. Ако едната страна предложи идея, която другата страна може да внедри, но проектът изисква инвестиции, би било редно и двете страни да се ангажират с инвестициите за определен период от време. Защото и двете страни заедно ще спечелят.

6 Периодична проверка на пазарните условия

Като правило обръщам внимание фирмите да се пазят от единствен доставчик. Няма случай, в който единственият доставчик или подизпълнител да не се е възползвал от своя клиент възложител. Няма значение колко голяма е компанията, от вас и само от вас зависи да не се поставите в ситуация с единствен доставчик (изключвам монополите, създадени от държавната политика). Трябва да имате алтернатива за всичко – от основните материали до кламерите. Повечето алтернативи не гарантират растежа, но те разширяват кръгозора, дават възможност да сте в крак с промените и да избирате по-доброто решение.

7 Контрол

Как да дозирате контрола и какво става, когато го няма. Още при преговорите и на етапа подписване на договорите доставчиците трябва да са наясно какво ще се очаква от тях и съответно как ще се контролира представянето им. Те трябва да знаят, че можете да ги проверите по всяко време за вашите продукти и услуги. Оставите ли без контрол доставчика, моментът на фалита ви не е далече. Имаше една фирма, която не проверяваше какво са фактурирали доставчиците. Ако трябва да се проверява всяка фактурирана сума, това ще изисква един счетоводител само за тази дейност, обясняваше управителят. Фирмата му фалира, а доставчиците й – не.

Необходимо е да измервате и контролирате това, което можете, за да намалите ефекта на независещите от вас фактори. Лесен и приемлив начин за контрол е измерването на ключовите индикатори на представянето (KPI). Страните се споразумяват за параметрите и резултатите в края на всеки месец ясно говорят за изпълнението. Параметрите следва да се адаптират към изискванията на всяка индустрия и да се променят при съществено раздвижване на пазара в региона.

8 Оценка на доставчиците

Желателно е да оценявате и давате обратна връзка на всичките си доставчици, за да може да развивате заедно силните си страни и да туширате слабите. Но това изисква много ресурс и затова обикновено се оценяват само доставчиците със значително влияние върху дадения бизнес. Всяка фирма следва да е наясно какво точно ще оценява, като стандартните критерии попадат в няколко групи: цена, доставка, качество, сервиз. Чрез ежегодните оценки се отсяват доставчиците, които заслужават повече доверие и на които може да се разчита в трудни моменти или за нови продукти. Освен това така развивате по-слабите доставчици, за да си подсигурите силни алтернативи в близко бъдеще. За целта се разработват планове за подобрения и се следи напредъкът спрямо тях.

9 Конфликти на интереси

В бизнес отношенията нерядко се срещат конфликти на интереси или корупционни предложения. Жалко е наистина, но човешката природа се поддава на алчността. Някои доставчици предлагат какви ли не схеми, за да влязат в дадена фирма. Добрата новина е, че има начин фирмата да бъде предпазена от недобронамерени предложения към персонала чрез процедури и строги мерки за контрол.

10 Спазване на дистанция

За ефективното управление на доставчиците спомага спазването на дистанция и разграничаването между бизнес и приятелски взаимоотношения. Представете си колега, който е в много добри взаимоотношения със служител на фирма доставчик. Ходят си на гости, прекарват отпуските заедно и т.н. Като дойде време за натиск, колегата не може да постигне по-добри условия от този конкретен доставчик. Прекаленото навлизане в личната територия вреди на бизнеса и на работата, особено ако целите са спестявания и подобрения на стоките и услугите.

Управлението на доставчиците е двупосочен процес – те управляват вас, като се стремят да откликнат на изискванията ви и да ви задържат за клиенти, вие управлявате тях, като ги насочвате към исканото от вас и контролирате изпълнението им. Добрите практики показват, че е възможно две фирми да работят в унисон, без да загубват идентичността си.

Независимо от индустрията доставчиците играят важна роля и най-добрият начин за успешен бизнес е да се изгради стабилно партньорство. Прилагането на гореизброените тактики спомага да се заздрави представянето ви на пазара, а игнорирането им неминуемо води до нефункционални взаимоотношения и потенциален срив на бизнеса.

Вложените време, пари и усилия за развиване на партньорството между страните не може да бъде измерено директно. Но добре управляваните взаимоотношения с доставчиците повишават задоволството на клиентите от подобрените продукти и услуги и понижават разходите. Така всички по веригата са доволни.