Различни видове карти за безкасово разплащане започват да навлизат в практиката, но все още основната част от плащанията при търговци на дребно в Европа става в брой. Причината кешът все още да е най-използван и широко разпространен в света е, че за момента той остава най-евтин и за клиентите, и за търговците, тъй като не се дължат такси, а освен това осигурява анонимност и е удобен. Така че много сектори в бизнеса - търговците на дребно, банкиране и инкасо компании, все още трябва да управляват и да организират значителен и нарастващ обем монети и банкноти. Това става в условията на всекидневни рискове и предизвикателства, свързани със сигурността, обработката на пари в брой и оптимизирането на кеш процеса.

Обработването и управлението на огромно количество пари в брой е свързано с нарастващи разходи, които според някои оценки се равняват средно на около 2% от приходите на търговците на дребно. Разходите се изразяват във време на служителите, ангажирани да събират, броят, проверяват и сортират парите в брой, отиват за back office администрацията и за транспортирането на банкнотите и монетите. Затова и компаниите отделят немалки ресурси за т.нар.

Кеш менижмънт решения

които да оптимизират процесите, свързани с управлението на парите в брой. По-конкретно се работи по това да се минимизират измамите и кражбите и да се намали стойността на вътрешните процеси за управление на кеш средствата. Според някои оценки чрез тези оптимизации разходите за управление на парите в брой могат да бъдат намалени с до 30%. За търговците на дребно това не е без значение. Допълнителен плюс е, че хората, освободени от задачи по управление на парите в брой и/или опазването от кражби, могат да бъдат пренасочени към обслужване на клиентите.

На какви принципи работят и какво представляват решенията за т.нар. затворен процес на управление на парите в брой. Като правило те обхващат събирането, обработката и преброяването на банкнотите и монетите, транспортирането и внасянето им в банковите сметки на търговците. Този цикъл трябва да се осъществи при висока степен на сигурност, надеждност на участниците, минимални грешки и високо темпо на обращение.

Решенията са базирани на система от хардуер,

Софтуер

и организационни решения. Обикновено софтуерът се разработва от фирмите, които произвеждат машините за обработка, проверка и съхраняване на пари в брой и свързва всички участници в процеса – търговски обект, инкасова фирма, банка. Чрез специализиран софтуер е възможно в реално време и от дистанция да се осъществява мониторинг на кеша.

Така търговецът на дребно във всеки момент има информация в кой сейф, в кой обект колко набрани средства има и това му позволява да решава какво да прави с тях. Би могъл например да заяви инкасова операция на специализираната фирма, която има грижа за безопасното пренасяне на парите в брой до трезор на съответната търговска банка. Търговецът може и да предостави директен достъп на фирмата за инкасо до мониторинг софтуера, който отчита наличностите в реално време. Така тя ще може да планира по-гъвкаво и ефективно кога да събира парите. Би могъл и на база на договор с обслужващата го банка да й позволи да получава информация в реално време и да кредитира сметката му на базата на тази информация. Разбира се, това би могло да се случи само при тясното сътрудничество с банката и фирмата за инкасо и след обвързващи договори между трите страни – търговец, инкасо, банка.

Ето какви

Хардуерни устройства

намират приложение при решенията за цялостно управление на парите в брой:

Интелигентни машини за кеш депозит (SafeCash Retail Deposit Smart). Това са напълно самостоятелни системи за депозиране, проверяване, преброяване и приготвяне на парите в брой за транспортиране от инкасовата фирма.

Например банкнотите и монетите, събрани от касиерите в голям супермаркет, в един момент трябва да се прехвърлят за съхранение в трезорно помещение или специализиран сейф. За да стане това обаче, те първо трябва да се преброят и опишат и да се отрази кой касиер каква сума депозира. При непрекъснатия режим на работа и големите обороти в търговските обекти от рода на супермаркетите интелигентните машини могат да помогнат тези операции да се извършат много бързо, точно и без грешки.

В зависимост от вътрешната организация всеки касиер или само главният касиер се идентифицира чрез персонална карта или PIN код и след това депозира набраните средства. Този тип машини могат да приемат наведнъж пачки, съдържащи до 300 банкноти, които автоматично се преброяват и записват като внесени от съответния служител. За тази операция се издава бележка, в която е отразена сумата, датата, името на вносителя и друга информация. Машината прави проверка за фалшиви банкноти и ако открие такива, ги отстранява. Банкнотите се събират в сейфове с висока степен на сигурност в специално запечатани торби с пломба и баркод, готови за транспортиране от фирмата за инкасо.

Така нареченият интелигентен сейф може да бъде свързан в обща софтуерна система с много други устройства от различни търговски обекти на един ритейлър. Както вече казахме, чрез общ софтуер търговецът в реално време може да получава информация за натрупаните пари в брой във всеки обект. Тези средства биха могли да се отразяват като постъпили в сметката му в същия ден, а фирмата за инкасо да се погрижи да стигнат безопасно до съответната търговска банка.

За съхранение на банкнотите се предлагат и специални торби със система за защита - при неоторизирано отваряне се задейства изливане на мастило, което прави банкнотите негодни за ползване.

SafeCash Retail Recycler, SafeCash Retail Station. Това са друг вид машини, които могат не само да приемат пари, но и да връщат ресто в банкноти и монети. Работят с банкноти и монети, внесени от различни типове клиенти – не само касиери, които зареждат машината с определени купюри (на принципа на банкоматите), но и с плащания от крайни клиенти. В случая процесът е по-сложен, защото машината трябва не само да провери за истинността и годността на парите, но и да ги сортира и да ги приготвя за последващи операции, т.е. връщане на ресто.

Двата типа машини са предназначена изцяло за

Нуждите на големите обекти

за търговия на дребно, където е необходимо касиерите бързо и точно да си предават касовите наличности или да зареждат касите с необходимите купюри. Така те могат да работят нормално, без да притесняват клиентите си с "нямате ли дребни" или "не мога да ви върна", или още по-абсурдното "идете някъде да си развалите парите". В големите супермаркети касиерите се сменят за минута, като си разменят чекмеджета с пари (монетарници и паричници), чиято наличност е точно преброена и отразена в съпровождащата ги бележка. Същото се случва и когато касиерът трябва бързо да се освободи от наличността в брой, която е над възприетия (и застрахован) лимит за съответното касово място или търговски обект. Тези операции също се осъществяват много лесно и бързо при наличието на машини за автоматизирана обработка на кеша.