Правилата за издаване на фактури ще претърпят изменения от 1 януари 2013 г., провокирани от европейската директива, която цели да се опростят и уеднаквят административните изисквания в рамките на Европейския съюз (ЕС). С промените в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) се въвеждат облекчения предимно за търговците със значителни обороти. От новите правила обаче могат да произлязат и рискове за правилното отчитане на данъка. По-важните промени са разгледани по-долу.

Приложими правила при издаване на фактура

Често клиентите в България получават фактури, издадени от техни доставчици в чужбина, които не съдържат задължителните реквизити, изисквани по българския закон. Това нерядко води до спорове с данъчната администрация, непризнаване на разхода и/или отказ на данъчен кредит за получателя. От 1 януари 2013 г. издаването на фактура ще е подчинено на правилата на държавата членка, където е облагаема доставката. Тази важна промяна цели да внесе сигурност и да намали административните пречки пред трансграничната търговия със стоки и услуги в рамките на ЕС. От друга страна, когато данъкът е изискуем от получател в друга държава членка (чрез механизма на обратното начисляване), фактурата следва да бъде съобразена с изискванията на страната членка, в която е установен доставчикът. Но когато същата фактура се издава от получателя (самофактуриране), ще важи основното правило. Тази особеност има своето практическо обяснение – получателят няма как да познава изискванията в държавата на своя доставчик и следва да прилага правилата на страната, в която се издава фактурата и се облага доставката. По отношение на доставки от и към трети страни са въведени специфични изисквания. Ако доставката се облага извън ЕС (например консултантски услуги към получател извън ЕС), както и при износ на стоки, фактурата трябва да е съобразена с изискванията на страната членка, в която е установен доставчикът. От друга страна, доставчици извън ЕС, които извършват доставки, облагаеми в ЕС, трябва да прилагат нормите на държавата членка, в която е извършена доставката. На практика тези особености стимулират клиентите, чиито доставчици са установени в други страни членки и извън ЕС, да прилагат процедурата за самофактуриране.

Самофактуриране

Възможността за получател да издава фактури от името и за сметка на доставчика бе въведена от 1 януари 2011 г. Досега обаче правилата се прилагаха в ограничени случаи. От 1 януари 2013 г. се разширяват възможностите за самофактуриране, като страните сами ще уреждат процедурата за приемане на фактурите. Препоръчително е при изготвяне на предварителни споразумения за самофактуриране да се обърне специално внимание на механизмите за приемане, отговорността на страните и механизмите за защита в случай на оспорване от данъчната администрация.

Сборни фактури

Въвежда се възможност да се издава сборна фактура за серия доставки в рамките на един календарен месец. Въпреки това остава задължението да се посочват данни за всяка отделна доставка. При вътреобщностна търговия със стоки обобщена фактура ще се издава до 15-о число на следващия месец. Това кореспондира и с промените в правилата за определяне на данъчно събитие за вътреобщностни доставки. Според тях при доставки с непрекъснато изпълнение данъчното събитие настъпва в края на всеки календарен месец. Тази промяна създава значителни удобства за партньори с трайни търговски отношения и би следвало значително да опрости документооборота към редовните клиенти. От друга страна, получателите на стоки от ЕС ще са по-улеснени при обработване на сборна фактура, отколкото биха били, ако трябва да проследяват множество, пристигащи по различно време. Това би следвало да намали и риска от пропуски и неначисляване на данъка в законовите срокове и оттук и от санкции за късно самоначислен ДДС (дори когато данъчният кредит е напълно приспадаем).

Опростени фактури

За доставки на стойност под 100 евро или тяхната равностойност в лева (включително и ДДС) ще се издава опростена фактура. Тя няма да съдържа информация за ставката на данъка или основанията за неначисляване на ДДС, нито сумата за плащане, ако тя се различава от данъчната основа. Това ще облекчи търговци, на които се налага да издават фактури за малки по стойност доставки.

Електронна фактура

С промените в ЗДДС се установява равнопоставено третиране на електронните фактури с фактурите на хартиен носител. За да се постигне обаче, доставчиците ще трябва да гарантират:

" автентичността на произхода - идентичността на доставчика или на издаващия фактурата

" целостта на съдържанието - данните във фактурата не трябва да са променени от издаване й до края на периода на съхранение (особено при преобразуване в друг формат)

" четливостта на електронните фактури - фактурата трябва да е удобна за четене при разпечатване или на екран до края на периода за съхранение.

Това се постига чрез вътрешни процедури за контрол на стопанската дейност, т.е. проверка за съответствие с други документи за сделката (например поръчка, договор, транспортен документ, платежно нареждане). Доставчиците могат свободно да избират формата, под която ще упражняват контрол на стопанската дейност. В закона са предвидени примерни технологии (квалифициран електронен подпис или електронен обмен на данни), които вече не са задължителни, но предоставят правна сигурност, за да се гарантира автентичността на произхода и целостта на съдържанието.

Промените в местните правила за фактуриране вече са обнародвани в Държавен вестник. Очакваният ефект от въвеждането им е да се облекчи бизнесът, като се намалят административните изисквания и документооборотът. За да се постигне максимална полза обаче, трябва да се познават изискванията за прилагането им и механизмите за защита. Практиката на българската данъчна администрация все още е твърде формалистична и нерядко споровете с органите по приходите се свеждат именно до правилно документиране на доставките.